De Ultieme HackathonFactory Checklist

Organiseer je binnenkort een hackathon? Wij helpen je als marktleider graag bij de organisatie. We kunnen alles voor je uit handen nemen, of onze hackathon-experts komen twee dagen langs op kantoor om jou en je collega's goed voor te bereiden op wat komen gaat. Hoe dan ook bieden we je graag deze gratis HackathonFactory checklist aan, zodat je de belangrijkste zaken niet vergeet voor het fantastische evenement dat komen gaat!

Om mee te beginnen:

1. Doel van de hackathon, thema
2. Uitdaging(en) waar hackathon-deelnemers mee aan de slag gaan
3. Welke uitkomst hoop je op?
4. Wat hebben deelnemers nodig om de gewenste uitkomst te bereiken? (denk bijvoorbeeld aan data, API's, etc.)
5. Doelgroep deelnemers
6. Sponsoren
7. Naam voor de hackathon
8. Datum/tijd
9. Locatie
10. Deelname-regels
11. Jury + jureringscriteria
12. Kosten voor deelname of een gratis hackathon?
13. Budget

Input

1. Aanmeldmogelijkheid voor deelnemers
2. Aanmeldmogelijkheid voor cases/sponsoren
3. Aanmeldmogelijkheid voor toeschouwers

Locatie

1. Ruimte voor teamwerk
2. Ruimte voor presentaties
3. Ruimte voor eten/drinken
4. Catering
5. Activiteiten
6. Decoratie
7. EHBO/Beveiliging
8. Openbaar Vervoer/Parkeerplaatsen
9. Slaapplekken?
10. Sanitaire voorzieningen
11. WiFi (snel genoeg en voldoende capaciteit)
12. Laptops, telefoons, laders
13. Voldoende stroomaansluitingen
14. Voldoende stroomkabels/verlengsnoeren
15. Prullenbakken
16. Speakers
17. Muziek(!)
18. Microfoons
19. Koptelefoons
20. Projector en/of grote schermen
21. Whiteboards + benodigdheden
22. Tafels + Stoelen
23. Podium
24. Presentjes voor sprekers
25. Prijs/cheque

Marketing

1. Logo
2. Website
3. Online Reclamemateriaal
4. Fysieke banners
5. Mailinglist + nieuwsbrief (natuurlijk AVG-compliant)
6. Persbericht
7. Voorgeschreven e-mails
8. Facebook Groep/Evenementpagina
9. Sponsor Logo's
10. Mobiele App
11. Twitter en Instagram account
12. Een hashtag die aanwezigen kunnen gebruiken
13. Promotiefoto's en promotievideo
14. Advertenties (Google, Facebook, Twitter)
15. Enquete voor en na het evenement
16. Shirts voor deelnemers

Vooraf moeten (virtuele) meetings plaatsvinden met:

1. Projectleider(s)
2. Juryleden
3. Vrijwilligers
4. Sponsoren (vergeet niet een etentje achteraf!)
5. Mentoren
6. Sprekers

Verder:

1. Draaiboeken (en backup-plannen voor de belangrijkste onderdelen)
2. Sponsoren (zelfs als het een hackathon is van een commercieel bedrijf kun je op zoek gaan naar sponsoren!)
3. Juryleden
4. Mentoren
5. Onderwerp-experts
6. Sprekers
7. Fotograaf + video-ploeg
8. Blogger en iemand die updates plaatst op de social media kanalen
9. Organisatie-vrijwilligers

PS. Er zijn altijd deelnemers die het vanwege de spanning behoefte hebben aan deodorant en/of een tandenborstel en tandpasta. Altijd fijn om dat ook in huis te halen!